Payment & Cancellation Terms
(Zahlungs- & Stornierungsbedingungen)
English Version
Status: December 9, 2025
Valid for all services provided by AnaLesnaya (Small Business Status according to § 19 UStG).
These terms supplement the General Terms and Conditions (GTC) and apply to all bookings.
The German version of this document is the legally binding version. The English translation is provided for convenience and information purposes only.
1. General Principles
1.1.
These Payment and Cancellation Terms are a binding part of the contract between the Service Provider (Photographer) and the Customer.
1.2.
A booking is only considered confirmed once the Customer has agreed to the agreement in writing and — insofar as provided for the respective type of photoshoot — the deposit has been received.
1.3.
All prices are stated in Euro and do not include VAT (MwSt.) in accordance with the Small Business Regulation (Kleinunternehmerregelung) pursuant to § 19 UStG.
2. Booking and Deposit
2.1.
A deposit is required to reserve a photoshoot date. The amount of the deposit is between 20% and 50% of the total price, depending on the type of shoot (Individual, Family, Character, Editorial, etc.).
2.2.
The date is not considered reserved until the deposit has been paid.
2.3.
The deposit is non-refundable, as it covers the blocked timeframe as well as all preparatory work (planning, mood boards, concept development, procurement of materials, props, etc.).
2.4.
For short-term bookings (less than 72 hours before the appointment), the deposit may amount to up to 100% of the total price.
3. Payment Modalities
3.1.
The remaining balance becomes due as follows: – either immediately after the shoot on-site, – or within 7 calendar days after receipt of the invoice.
3.2.
Additional services (additional retouching, extra processing, reorders of files or prints, express delivery, etc.) will be charged separately according to the current price list.
3.3.
Accepted payment methods: – Bank transfer, – PayPal (plus transaction fees, if applicable), – Card payment, if available.
3.4.
In the event of payment delays of more than 14 days, default interest shall apply at the statutory rate (5 percentage points above the base interest rate in accordance with § 288 BGB).
4. Cancellations by Customers
Cancellations must be made exclusively in writing via email. Messages via messenger, social networks, or verbal communications do not constitute a formal or legally effective cancellation.
4.1.
Cancellation up to 14 days before the appointment:
– the deposit is retained;
– no further costs are incurred.
4.2.
Cancellation 13–7 days before the appointment:
– the deposit is retained;
– additionally, 30% of the remaining balance must be paid, as the appointment can no longer be assigned to another party.
4.3.
Cancellation 6–3 days before the appointment:
– the deposit is retained;
– 50% of the total amount must be paid.
4.4.
Cancellation less than 48 hours before the appointment:
– the deposit is retained;
– 80–100% of the total amount must be paid, less saved expenses.
4.5.
Non-appearance (No-Show):
– 100% of the photoshoot price must be paid, less saved expenses.
4.6.
For cancellations of creative or customized projects (e.g., personal shoots, character shoots, costume production, individual concepts), up to 100% of the total price may become due, as the preparations already involve significant effort.
5. Rescheduling
5.1.
A one-time free rescheduling of the appointment is possible if notification is provided at least 7 days in advance.
5.2.
For rescheduling with less than 7 days' notice, a fee of 20–40% of the photoshoot price will be charged, as the process corresponds to a partial cancellation.
5.3.
A rescheduling by more than 60 days is considered a new booking and requires a new deposit.
5.4.
In the event of rescheduling due to illness (with a medical certificate), the deposit remains non-refundable but can be credited toward a new appointment.
6. Cancellations by the Service Provider
6.1.
In the event of force majeure, illness, technical defects, or other unforeseeable events, the Customer will be informed immediately.
6.2.
The Customer will be given the choice between an alternative date or a full refund of all amounts already paid (including the deposit).
6.3.
Travel costs, hotel costs, or other expenses incurred by the Customer will not be reimbursed unless otherwise agreed in writing. This does not apply in cases where liability is mandatory by law, or in the event of intent or gross negligence.
7. Weather-Related Changes
7.1.
For outdoor shoots, an alternative option (replacement date or indoor location) will be determined together.
7.2.
If the Customer rejects the alternatives, this shall be deemed a cancellation by the Customer and is subject to the general cancellation terms.
8. Additional Costs
8.1.
The Customer shall bear the following additional costs:
– Studio rental,
– Prop rental,
– Procurement of materials and costumes,
– Makeup artist/stylist (if booked through the photographer),
– Travel expenses for photoshoots outside the city.
8.2.
These costs must be paid in full in advance and are non-refundable, as they are forwarded to third-party providers.
9. Refunds
9.1.
Refunds are only issued if a cancellation is initiated by the photographer and no alternative date is possible.
9.2.
No refund will be issued if the Customer:
– changes their mind,
– changes the concept idea,
– is dissatisfied with their own appearance in the photos,
– does not use the material,
– arrives late, shortens the shoot, or violates the photoshoot rules.
9.3.
Full refunds are excluded for creative, bespoke, or individually produced projects.
10. Delays
10.1.
A delay by the Customer reduces the effective shooting time.
10.2.
An extension is only possible if the photographer's schedule permits it and will be charged according to the current price list.
11. Delivery Deadlines and Express Processing
11.1.
RAW files will not be released unless this has been expressly agreed upon in writing via email.
11.2.
Within one week after the photoshoot, the Customer will receive an online gallery with a pre-selection of images containing light color and light correction (basic color correction). This gallery serves the purpose of selecting images for artistic retouching.
11.2.a–d Deadlines for image selection by Customers
11.2.a. The Customer is obligated to communicate the final image selection in writing via email within 7–14 calendar days after the provision of the online gallery. The specific deadline will be bindingly established in the contract or the offer.
11.2.b. If no response is received within this period, the Photographer is entitled to: – automatically archive the gallery and pause the image processing, or – send a reminder notification via email and grant an additional grace period of 3 days.
11.2.c. If no selection is made even within the grace period, a reactivation of the gallery or the continuation of the assignment can only take place against an administrative fee (€20–50), depending on the additional administrative effort.
11.2.d. Delays on the part of the Customer extend all delivery deadlines accordingly. The originally stated delivery times lose their validity in this case.
11.3.
Once the Customer has submitted the final image selection in writing via email, the retouching phase begins. The standard processing time is 7–14 days, depending on the booked package, and starts upon receipt of the image selection via email.
11.4.
If additional images for retouching are selected after the completion of the main assignment or after the delivery of the finished images, the processing time may be extended—depending on the scope—up to 21 calendar days.
11.5.
Express delivery (processing within 72 hours of receipt of the image selection via email) is possible and will be charged with a surcharge of +50–100% of the regular retouching costs.
12. Validity of the GTC (AGB)
12.1.
In the event of contradictions between these regulations and the General Terms and Conditions (GTC/AGB), the GTC shall prevail.
12.2.
These Payment and Cancellation Terms constitute an extension of the corresponding points in the GTC and are to be interpreted in conjunction with them.
Useful Links / Additional Information
-
General Terms and Conditions (GTC) – Contains the fundamental contractual conditions for all services provided by the photographer, as well as the rights and obligations of the customer.
-
Age Policy
-
Child Photoshoot – Special Provisions – Regulates safety, supervision, and behavioral requirements for photoshoots with children, especially those under 5 years of age.
-
Payment and Cancellation Terms Specifies payment modalities, deposits, cancellation periods, appointment rescheduling, and additional costs.
-
Consent for Image Processing (GDPR)– Regulates the collection, processing, and storage of personal data and image material in accordance with the GDPR.
-
Model Release (Consent for Publication) – Regulates the publication of likenesses, usage rights, protection of minors, revocation options, and liability.
For any complaints or claims, please contact us directly via email at:
analesnaya.photo@gmail.com
Deutsche Version
Stand: 9.12.2025
Gültig für alle Dienstleistungen von AnaLesnaya (Kleinunternehmerin nach § 19 UStG).
Diese Bedingungen ergänzen die AGB und gelten für alle Buchungen.
1. Allgemeine Grundsätze
1.1.
Diese Zahlungs- und Stornierungsbedingungen sind ein verbindlicher Bestandteil des Vertrages zwischen der Dienstleisterin (Fotografin) und der Kundin bzw. dem Kunden.
1.2.
Eine Buchung gilt erst dann als bestätigt, wenn die Kundin/der Kunde der Vereinbarung schriftlich zugestimmt hat und — sofern für die jeweilige Art des Shootings vorgesehen — die Anzahlung eingegangen ist.
1.3.
Alle Preise werden in Euro angegeben und enthalten keine MwSt. gemäß der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG.
2. Buchung und Anzahlung
2.1.
Zur Reservierung eines Shooting-Termins ist eine Anzahlung erforderlich. Die Höhe der Anzahlung beträgt je nach Art des Shootings (Einzel, Familie, Character, Editorial usw.) zwischen 20 % und 50 % des Gesamtpreises.
2.2.
Ohne geleistete Anzahlung gilt der Termin nicht als reserviert.
2.3.
Die Anzahlung ist nicht erstattungsfähig, da sie den geblockten Zeitrahmen sowie alle vorbereitenden Arbeiten (Planung, Moodboards, Konzeptentwicklung, Materialbeschaffung, Requisiten usw.) abdeckt.
2.4.
Bei kurzfristigen Buchungen (unter 72 Stunden vor dem Termin) kann die Anzahlung bis zu 100 % des Gesamtpreises betragen.
3. Zahlungsmodalitäten
3.1.
Der Restbetrag wird wie folgt fällig:
– entweder unmittelbar nach dem Shooting vor Ort,
– oder innerhalb von 7 Kalendertagen nach Erhalt der Rechnung.
3.2.
Zusatzleistungen (zusätzliche Retuschen, Extra-Bearbeitung, Nachbestellungen von Dateien oder Prints, Express-Lieferung usw.) werden gemäß aktueller Preisliste separat berechnet.
3.3.
Akzeptierte Zahlungsarten:
– Banküberweisung,
– PayPal (ggf. zuzüglich Transaktionsgebühren),
– Kartenzahlung, sofern verfügbar.
3.4.
Bei Zahlungsverzug von mehr als 14 Tagen fallen Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe (5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz gemäß § 288 BGB) an.
4. Stornierungen durch Kund*innen
Stornierungen müssen ausschließlich schriftlich per E-Mail erfolgen.
Nachrichten über Messenger, soziale Netzwerke oder mündliche Mitteilungen gelten nicht als formelle und rechtlich wirksame Stornierung.
4.1.
Stornierung bis 14 Tage vor dem Termin:
– die Anzahlung wird einbehalten;
– es entstehen keine weiteren Kosten.
4.2.
Stornierung 13–7 Tage vor dem Termin:
– die Anzahlung wird einbehalten;
– zusätzlich sind 30 % des Restbetrags zu zahlen, da der Termin nicht mehr anderweitig vergeben werden kann.
4.3.
Stornierung 6–3 Tage vor dem Termin:
– die Anzahlung wird einbehalten;
– 50 % des Gesamtbetrags sind zu zahlen.
4.4.
Stornierung unter 48 Stunden vor dem Termin:
– die Anzahlung wird einbehalten;
– 80–100 % des Gesamtbetrags sind zu zahlen
abzüglich ersparter Aufwendungen.
4.5.
Nicht-Erscheinen (No-Show):
– 100 % des Shooting-Preises sind zu zahlen
abzüglich ersparter Aufwendungen.
4.6.
Bei Stornierungen kreativer oder maßgeschneiderter Projekte (z. B. Personalshootings, Character-Shootings, Kostümproduktion, individuelle Konzepte) können bis zu 100 % des Gesamtpreises fällig werden, da die Vorbereitungen bereits erheblichen Aufwand verursachen.
5. Verschiebung
5.1.
Ein einmaliger kostenloser Terminwechsel ist möglich, wenn die Mitteilung mindestens 7 Tage vorher erfolgt.
5.2.
Bei Verschiebung unter 7 Tagen wird eine Gebühr von 20–40 % des Shooting-Preises berechnet, da der Vorgang einer teilweisen Stornierung entspricht.
5.3.
Eine Verschiebung um mehr als 60 Tage gilt als neue Buchung und erfordert eine neue Anzahlung.
5.4.
Bei krankheitsbedingter Verschiebung (mit Attest) bleibt die Anzahlung nicht erstattungsfähig, kann jedoch auf einen neuen Termin angerechnet werden.
6. Stornierungen durch die Dienstleisterin
6.1.
Im Falle höherer Gewalt, Krankheit, technischer Defekte oder anderer unvorhersehbarer Ereignisse wird die Kundin/der Kunde sofort informiert.
6.2.
Die Kundin/der Kunde erhält die Wahl zwischen einem Ersatztermin oder der vollständigen Rückerstattung bereits gezahlter Beträge (einschließlich Anzahlung).
6.3.
Reisekosten, Hotelkosten oder andere Ausgaben der Kundin/des Kunden werden nicht erstattet, sofern dies nicht schriftlich anders vereinbart wurde.
Dies gilt nicht, sofern gesetzlich zwingend gehaftet wird oder bei Vorsatz
oder grober Fahrlässigkeit.
7. Wetterbedingte Änderungen
7.1.
Für Outdoor-Shootings wird gemeinsam eine Ausweichoption (Ersatztermin oder Indoor-Location) festgelegt.
7.2.
Lehnt die Kundin/der Kunde die Alternativen ab, gilt dies als Stornierung seitens der Kundin/des Kunden und unterliegt den allgemeinen Stornobedingungen.
8. Zusatzkosten
8.1.
Die Kundin/der Kunde übernimmt folgende zusätzlichen Kosten:
– Studiomiete,
– Requisitenmiete,
– Material- und Kostümbeschaffung,
– Visagistin/Stylistin (falls über die Fotografin gebucht),
– Fahrtkosten bei Shootings außerhalb der Stadt.
8.2.
Diese Kosten sind vollständig im Voraus zu zahlen und nicht erstattungsfähig, da sie an Drittanbieter weitergeleitet werden.
9. Rückerstattungen
9.1.
Rückerstattungen erfolgen ausschließlich, wenn eine Stornierung durch die Fotografin erfolgt und kein Ersatztermin möglich ist.
9.2. Keine Rückerstattung erfolgt, wenn die Kundin/der Kunde:
– ihre/seine Meinung ändert,
– die Konzeptidee ändert,
– unzufrieden mit der eigenen Erscheinung auf Fotos ist,
– das Material nicht nutzt,
– zu spät kommt, das Shooting verkürzt oder gegen Shooting-Regeln verstößt.
9.3.
Vollständige Rückerstattungen sind bei kreativen, maßgeschneiderten oder individuell produzierten Projekten ausgeschlossen.
10. Verspätungen
10.1.
Eine Verspätung der Kundin/des Kunden reduziert die effektive Shootingzeit.
10.2.
Eine Verlängerung ist nur möglich, wenn der Kalender der Fotografin es erlaubt, und wird entsprechend der aktuellen Preisliste berechnet.
11. Lieferfristen und Express-Bearbeitung
11.1.
RAW-Dateien werden nicht herausgegeben, sofern dies nicht ausdrücklich und schriftlich per E-Mail vereinbart wurde.
11.2.
Innerhalb einer Woche nach dem Shooting erhält die Kundin/der Kunde eine Online-Galerie mit einer Vorauswahl an Bildern, die eine leichte Farb- und Lichtkorrektur (Basis-Color-Correction) enthalten. Diese Galerie dient zur Auswahl der Bilder für die künstlerische Retusche.
11.2.a–d Fristen für die Bildauswahl durch Kund*innen
11.2.a. Die Kundin/der Kunde ist verpflichtet, die finale Bildauswahl innerhalb von 7–14 Kalendertagen nach Bereitstellung der Online-Galerie schriftlich per E-Mail mitzuteilen.
Die konkrete Frist wird im Vertrag oder im Angebot verbindlich festgelegt.
11.2.b. Erfolgt innerhalb dieser Frist keine Rückmeldung, ist die Fotografin berechtigt,
– die Galerie automatisch zu archivieren und die Bildbearbeitung zu pausieren, oder
– eine Erinnerungsmitteilung per E-Mail zu senden und eine zusätzliche Nachfrist von 3 Tagen einzuräumen.
11.2.c. Erfolgt auch innerhalb der Nachfrist keine Auswahl, kann eine erneute Freischaltung der Galerie oder die Fortsetzung des Auftrags nur gegen eine Verwaltungsgebühr (20–50 €) erfolgen, abhängig vom administrativen Mehraufwand.
11.2.d. Verzögerungen seitens der Kundin/des Kunden verlängern sämtliche Lieferfristen entsprechend.
Die ursprünglich genannten Lieferzeiten verlieren in diesem Fall ihre Gültigkeit.
11.3.
Sobald die Kundin/der Kunde die finale Bildauswahl schriftlich per E-Mail übermittelt hat, beginnt die Retuschephase.
Die Standardbearbeitungszeit beträgt 7–14 Tage, abhängig vom gebuchten Paket, und läuft ab Eingang der Bildauswahl per E-Mail.
11.4.
Werden zusätzliche Bilder zur Retusche nach Abschluss des Hauptauftrags oder nach Übergabe der fertigen Bilder ausgewählt, kann sich die Bearbeitungszeit — abhängig vom Umfang — auf bis zu 21 Kalendertage verlängern.
11.5.
Express-Lieferung (Bearbeitung innerhalb von 72 Stunden ab Eingang der Bildauswahl per E-Mail) ist möglich und wird mit einem Aufpreis von +50–100 % der regulären Retuschekosten berechnet.
12. Geltung der AGB
12.1.
Im Falle von Widersprüchen zwischen diesen Regelungen und den AGB haben die AGB Vorrang.
12.2.
Diese Zahlungs- und Stornierungsbedingungen stellen eine Erweiterung der entsprechenden AGB-Punkte dar und sind gemeinsam mit diesen auszulegen.
Nützliche Links / Zusätzliche Informationen
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Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) – Enthält die grundlegenden Vertragsbedingungen für alle Leistungen der Fotografin, Rechte und Pflichten der Kundin/des Kunden.
-
Altersrichtlinie (Age Policy)
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Kindershooting – Besondere Bestimmungen – Regelt Sicherheits-, Aufsichts- und Verhaltensvorgaben bei Shootings mit Kindern, insbesondere unter 5 Jahren.
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Zahlungs- und Stornierungsbedingungen – Legt Zahlungsmodalitäten, Anzahlungen, Stornierungsfristen, Terminverschiebungen und Zusatzkosten fest.
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Einwilligung zur Bildverarbeitung (DSGVO) – Regelt die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Bildmaterial gemäß DSGVO.
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Model Release (Einwilligung zur Veröffentlichung) – Regelt die Veröffentlichung von Bildnissen, Nutzungsrechte, Minderjährigenschutz, Widerrufsmöglichkeiten und Haftung.
Für eventuelle Beschwerden oder Reklamationen wenden Sie sich bitte direkt per E-Mail an: analesnaya.photo@gmail.com